Organisation pratique de la copropriété
L’organisation d’un immeuble sous forme de copropriété définissent comment les décisions, et a fortiori celles concernant des éventuels travaux à réaliser peuvent être prises, par qui et selon quelles modalités pratiques.
Concrètement cela signifie que la bonne compréhension de ces aspects, à la fois par les propriétaires de ces biens et par les professionnels les accompagnant, est une condition sine qua non à la réalisation effective de travaux de rénovation.
Pour aider un maximum de copropriétaires, y compris ceux qui habitent dans des petites copropriétés sans syndic ou avec un syndic non professionnel à y voir plus clair sur les rôles et responsabilités de chacun, mais aussi sur leurs obligations et le cadre légal lié à la vie en copropriété, nous avons realisé, en collaboration avec Homegrade, le Réseau Habitat et Bruxelles environnement, un travail d'explication des principes de base de la copropriété et de comment mettre en oeuvre des travaux dans ce contexte. Celui-ci a débouché sur une série de courtes vidéos, réparties en 4 modules / playlists.
Les questions que vous trouvez ci-dessous sont issues de manière très résumée des sujets traités dans le module 1. N'hésitez pas à consulter les vidéos elles-mêmes pour plus de détails.
VIDÉOS : PLAYLIST MODULE 1 - MISE EN PLACE DE LA COPROPRIÉTÉ (Homegrade)
- Assemblée Générale (AG) :
- Prend les décisions collectives (budget, travaux, etc.).
- Doit se réunir au moins une fois par an.
- Syndic :
- Représente l'ACP et exécute les décisions de l'AG.
- Peut être professionnel (société commerciale ou personne physique) ou non professionnel (un des copropriétaires).
- Responsabilités :
- organiser les AG selon des formalités légales précises,
- rédiger le PV de l'AG
- mettre en oeuvre les décisions d'AG
- gérer et présenter les comptes,
- établir un budget,
- gérer les urgences (actes conservatoires)
- informer le notaire en cas de vente d'un lot.
- Commissaire aux comptes :
- Vérifie la comptabilité de l'ACP.
- Désigné en AG, obligatoire pour toutes les copropriétés.
- Conseil de Copropriété :
- Contrôle la mission du syndic (obligatoire pour les copropriétés de plus de 20 lots).
- Composé uniquement de copropriétaires.
- Copropriétaires :
- Peuvent participer aux AG (ou se faire représenter), et y voter selon leur quote-part.
- Doivent respecter les décisions prises en AG
- Doivent payer les charges proportionnellement à leur quote-part.
- Doivent respecter les règles de vie commune.
En cas d'urgence (ex. : refoulement d'eaux usées, porte d'entrée défectueuse), le syndic doit prendre des actes conservatoires sans attendre l'accord des copropriétaires.
Cela peut inclure :
- Faire appel à un service d'urgence pour reparer la cause du problème comme par exemple une société de débouchage, un serrurier, un toiturier...
- Agir rapidement pour éviter des dommages supplémentaires ou des risques pour la sécurité.
Ce type d'action ne couvre pas des travaux non urgents ou ne présentant pas de risque de danger immédiat qui devront, eux, être votés en assemblée générale.
A priori, tout copropriétaire ou détenteur de droit réel au sein d'une copropriété peut exercer le rôle de syndic au sein de sa copropriété.
Étant donné les nombreuses tâches et responsabilités à endosser, le syndic doit disposer de nombreuses compétences à la fois technique, comptable, juridique, etc.
Si pour une toute petite copropriété, il peut être envisageable pour un copropriétaire d’assurer ce rôle soi-même, cela risque d'être de devenir très complexe selon la taille de l'immeuble et la technicité de ses installations.
Le règlement d'ordre intérieur de certains immeubles impose par ailleurs le recours à un syndic professionnel.
Si vous envisagez de vous lancer en tant que syndic non professionnel de votre copropriété, ci-dessus quelques points d'attention :
- Assumer la fonction de syndic non professionnel pour une petite copropriété peut être relativement simple avec de l’organisation, mais cela demande du temps et de la rigueur. La fonction peut être rémunérée, à condition que cela soit convenu en Assemblée Générale et clairement mentionné dans le procès-verbal.
- Le partage des tâches n'est pas idéal, car le syndic nommé est légalement responsable. Mais cela peut malgré tout se décider en AG.
- Le travail s'organise en différentes tâches :
- Classement (papier ou digital) des documents essentiels : acte de base et règlements, PV des AG, factures, extraits de comptes, devis signés, courriers.
- Organisation des AG (ordre du jour, convocation, AG (présences/votes), PV)
- Établissement des comptes et de la répartition des frais
- Mise en oeuvre des décisions d'AG et des éventuels actes conservatoires.
- Des modèles de documents avec mentions légales (par ex. kit Homegrade) et des logiciels peuvent faciliter les décomptes, l’historique financier, ainsi que le suivi des interventions. En cas de gestion digitale, il est important de donner l’accès aux copropriétaires pour garantir la transparence.
Dans certaines situations, il est fortement recommandé de faire appel à un professionnel :
- Situations conflictuelles
- Comptes non tenus - pas de suivi des paiements
- Travaux conséquents à effectuer
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